По сравнению с прошлыми десятилетиями мир очень сильно ускорился. Сегодня даже те, кто раньше справлялся без записей и планирования начинают познавать основы тайм-менеджмента — искусства управления временем. Если вам нужно успеть сделать проект, заехать к любимой бабушке, научить сына играть в футбол, прочитать десяток книг и не забыть про регулярные занятия в зале, без тайм-менеджмента не обойтись. Для того, кто хочет взять под контроль свое время и все успевать, ежедневник становится одним из главных инструментов. Но им нужно грамотно пользоваться. Об этом и поговорим.
Как выбрать ежедневник для тайм-менеджмента
В магазинах огромное количество записных книжек. Какую-то особую выбирать необязательно, можно взять любую. Но удобнее всего использовать специальные ежедневники для тайм-менеджмента, которые имеют:
- Ежедневный план. Наиболее удобный вариант — с полями, расписанными по часам. Они позволяют быстро составить костяк дня, наглядно видеть, сколько времени уходит на те или иные задачи, а сколько — остается свободного.
- Развороты месячного планирования. Суть та же, что и для годового. На этот разворот записываются события из годового плана, которые будут проходить в этом месяце, нерегулярные мероприятия или те, что повторяются редко (например, посещение обучающих семинаров раз в две недели). Иногда на развороте есть поле для целей на месяц, его тоже можно задействовать.
- Разворот годового планирования. Туда можно вписать важные события: дни рождения друзей, запланированные отраслевые события, поездки. Открыв этот разворот, вы будете видеть год как на ладони.
- Чистые листы для заметок, рисунков, блок-схем и других способов мозгового штурма.
- Стандартные линованные листы для списков, записи целей, заметок.
Дизайн блокнота выбирается в зависимости от ваших целей. Если нужно постоянно брать записную книжку с собой, она должна быть небольшого формата. Для записей на совещаниях и встречах лучше взять изделие формата А4.
Как использовать ежедневник для тайм-менеджмента
Огромную роль в управлении временем имеет грамотное планирование. Весь тайм-менеджмент можно поделить на два этапа: подготовка и реализация планов.
Начните с планирования. Вам необходимо записать список целей, которых вы хотите достичь. Вопрос целеполагания весьма сложен и разнообразен, есть множество методик, применяемых для определения истинных целей, и не меньше правил записи целей. Мы рекомендуем:
- Провести мозговой штурм и записать два-три десятка случайных мыслей о том, чего вы хотите добиться в жизни и в ближайшее время.
- Выстроить иерархию целей. Наверху будет стоять главная, например, «переехать в другую страну», ниже — те, что требуются для достижения главной: «выбор страны», «поиск работы», «изучение языка» и т.д. Уровней должно быть столько, чтобы вы понимали, что нужно делать для достижения главной цели в ближайшую неделю. Например, для изучения языка вы должны найти курс, репетитора, языковую школу и посвящать занятиям минимум 3-4 часа в неделю.
- Прописать цели по системе SMART. Это наиболее эффективная схема, т. к. в самой формулировке цели уже содержится мотивация для ее достижения.
- Составленные цели запишите вначале ежедневника или в специальный раздел, посвященный целеполаганию, если он имеется в вашем блокноте.
Когда имеются цели, можно вписывать их достижение в ваш обычный день. Для этого составьте описание своего типичного дня: во сколько встаете, сколько времени тратите на работу и бытовые дела. Если у вас есть типичные недельные действия (поездка к теще на выходных, занятия фитнесом по пятницам и воскресеньям и т. д.), составьте примерный план своей недели.
После составления актуального режима дня, посмотрите на него внимательно и поищите, где теряете время. Оптимизируйте свои действия, составив режим дня. Запишите его в ежедневник. Не забудьте вставить туда те действия, которые требуются для достижения ваших целей.
Важно! При создании режима дня будьте реалистами. Не нужно себя перегружать. Систематическое нарушение режима и срывы планов вызывают постоянный стресс.
Реализация планов
Составленную на подготовительном этапе базу используйте для ежедневного, еженедельного и ежемесячного планирования. Записывайте в ежедневник:
- каждый день — планы на завтра, важные пометки о грядущих событиях, задачи, о которых нельзя забывать (под это рекомендуется отвести отдельный раздел), реализованные планы;
- каждую неделю — планы на неделю, результаты, которых нужно достичь в течение недели (с учетом поставленных в самом начале целей), анализ прошлой недели;
- каждый месяц — цели на ближайшие 30 дней, запланированные заранее события, анализ прошедшего месяца.
Дни проще всего планировать по часам, сразу же заполнив стандартные промежутки: время на сон, дорогу до работы, обед, ужин, уже запланированные встречи. Между занятыми временными отрезками можно вписать остальные дела. Учитывайте погрешность во времени, оставляя дополнительные 10-15 минут между важными событиями. В конце дня можно потратить 5-10 минут на то, чтобы перенести задачи на следующий день, если что-то не было сделано. Но можно делать это и во время утреннего планирования.
Также полезно выделить отдельно разделы для заметок (записывайте любые мысли, которые придут в голову — разгрузите мозг и ничего не забудете), списки покупок, важных дат (дней рождений, крупных мероприятий) и других планов.
Желательно выделить специальное время для планирования: 15-20 минут в начале или конце дня, час-два в один из дней недели (чаще всего неделю планируют в воскресенье или понедельник), два-три часа в начале или в конце месяца. Не жалейте времени, оно окупается тем, что вы не тратите драгоценные минуты и часы в течение суток на то, чтобы вспомнить, когда назначена встреча с клиентом и в какой ресторан ехать на день рождения друга.
Не забывайте, что планирование должно быть гибким. То расписание, которое создается в самом начале — костяк, база, которую можно и нужно изменять. Используйте ее как трафарет, дорисовывая новые детали, а иногда и изменяя основные. Чем более гибкой будет система вашего планирования, тем легче будет реагировать на внезапные изменения ситуации.
Качественный ежедневник для тайм-менеджмента может стать простым и эффективным инструментом, который поможет вам успеть все и даже больше запланированного. Главное выбрать подходящий блокнот и регулярно его заполнять.